Раскрывающийся (выпадающий) список в ячейке Google Таблицы

Раскрывающийся список (или выпадающий список) в Google Таблицы - это элемент данных, который позволяет пользователям выбирать значение из предварительно определенного списка. Это полезный инструмент для ограничения выбора данных в ячейке и предотвращения ввода ошибочных значений.

Бывает, что необходимо вводить определенные типы данных (например, статус задачи, приоритет, категория и т.д.), раскрывающийся список может упростить и унифицировать процесс ввода данных, избегая возможных ошибок.

Раскрывающиеся списки могут быть использованы для фильтрации данных в таблице. Например, вы можете создать раскрывающийся список с различными категориями товаров, и затем использовать этот список для фильтрации только тех строк, которые относятся к выбранной категории.

Раскрывающиеся списки могут использоваться для улучшения внешнего вида документа, делая его более читаемым и удобным для восприятия.

Для начала давайте подготовим небольшую таблицу с данными, чтобы мы на наглядном примере могли посмотреть, как создавать раскрывающийся (выпадающий) список в Google Таблицы.

Чтобы создать раскрывающийся список в Google Таблицы, в верхнем меню необходимо перейти:

Вставка > Раскрывающийся список

У нас появляется справа боковая панель для настройки правил проверки данных.

Предже чем приступить к настройки, давайте определимся, что мы будем делать. Доупустим у нас есть таблица с продажами, в нем есть артикул, название товара, цена, количество. Нам необходимо сделать дополнительный столбец с проиводителем, чтобы избежать ошибок в названии производителя, мы будем использовать раскрывающийся (выпадающий) список. Мы один раз напишем правильно название производителя, а потом просто будем выбирать его из раскрывающего (выпадающего) списка.

Делаем настройки:

• Применить к диапозону: 'Лист1'!E2:E15
• Критерий: Раскрывающийся список
• Значения (объекты) раскрывающего списка: Acer, KingSpec

Цвет значений оставляем по умолчанию, но вы можете выбрать цвета на своё усмотрение. Нажимаем готово.

Теперь при клике ячейкам, для которых мы прописали правило проверки данных, у нас будет появляться раскрывающийся (выпадающий) список с указанными нами значениями.

Если мы захотим занести, какое-то другое значение, которого нет в нашем списке выскочит модальное окошко в котором будем сказано, что произошла ошибка.

Только, что мы с вами рассмотрели пример, простого раскрывающегося (выпадающего) список с двумя значениями в Google Таблицы. На первый взгляд он справился со своей задаче, но если у нас будет много значений раскрывающегося (выпадающего) списка, то нам необходимо будет их все прописать в значениях (объектах) правила проверки данных и контролировать наши значения будт довольно порблематично. Давайте вынесем наши значения раскрывающегося (выпадающего) списка в отдельную таблицу и скорректируем наши настройки:

• Применить к диапозону: 'Лист1'!E2:E15
• Критерий: Раскрывающийся список (из диапазона)
• Значения (объекты) раскрывающего списка: ='Лист1'!$H$2:$H

Теперь, если у нас появилось, какое-нибудь новое значение (производитель), то мы его просто добавляем в нашу таблицу с производителями и оно автоматические появится в раскрывающемся (выпадающем) списке. С данной реализацией куда проще контролировать список значений (производителей).

Расширенные настройки раскрывающегося (выпадающего) списка в Google Таблицы

В расшириные настройки, вы можете изменить текст справки для выбранной ячейки, который будет показываться, если пользователь будет пытаться ввести значение в ячейку, которого нет в объекте значений правила проверки данных.

Для этого ставим галочку показать текст справки для выбранной ячекий и в появившемся поле пишите текст, который будет выводиться, если пользователь ввел не верное значение.

Можно сделать настройку, что делять с неверными даннами, который ввел пользователь, для неверных данных выбрать:

• Показывать предупреждение - если выбрать этот вариант, то пользователь сможет вводить данные, которых нет в объекте значений и в ячейке будет выскакивать ошибка, что необходимо ввести значнеие в указанном диапазоне.
• Запрещать ввод данных - это вариант стоит по умолчанию, он подразумевает, что пользователь не сможет ввести значние, которое отстуствует в указанном диапазоне, будет выскакивать окно с предупреждением.

Также расширенные настройки позволяют нам выбрать стиль показа, тут выбарем кому что нравится:

• Чип - это блок выделенного цвета со стрелкой вниз.
• Стрелка - это простая стрелка вниз.
• Обычный текст - обычный текс подразумевает, что пользователь не увидет, что в ячейке используется правило проверки данных, необходимо двойным щелчком мыши активировать показ раскрывающегося (выпадающего) списка.

Чтобы сильно вас не перегружать, в данной статье мы не использовали критерии:

• Текст содержит
• Текст не содержит
• Текст в точности
• Допустимый адрес электронной почты
• Допустимый URL
• Допустимая дата
• Дата
• Дата до
• В этот день или равно
• Дата после
• В этот день или позже
• Дата в промежутке
• Больше
• Больше или равно
• Меньше
• Меньше или равно
• Равно
• Не равно
• Между
• Не между
• Флажок
• Ваша формула
• Не выбрано

Данные критерии очень редко используются. Тот функционал, про который мы рассказали в статье будет достаточно для решения большенства встречающихся в работе задач.

Если у вас есть задача, для которой необходим один из критериев, про который мы не рассказали, напиши нам, мы разберем ваш пример в отдельной статье.

Раскрывающиеся (выпадающиеся) списки удобны для ограничения доступных вариантов выбора, обеспечивают структурированный ввод данных и улучшают точность анализа и отслеживания. Они широко используются в работе с таблицами данных в Google Таблицы для различных целей, включая управление проектами, отслеживание задач, анализ данных и другие.